Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
ГУП «Микрон»
Фонд №_ 1 _ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № _ 1 _ Наименование должности
единиц учета электронных документов руководителя организации
постоянного хранения
Подпись Расшифровка
подписи
«08» августа 2007 г.
Название описи: Регистрационно-контрольные карточки и электронные копии распорядительных документов Государственного унитарного предприятия «Микрон»
Крайние даты: 25.12.2002 – 31.12.2003
Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ДСП, 01.01.2009 г.
Статус документов: Подлинные электронные документы
(подлинные электронные документы или копии электронных документов)
Тип формата документов: В страховых форматах
(в страх. форматах, в пользов. форматах)
Форматы документов: TXT, RTF, TIFF
1) Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:
№01, CD-R, 700 Мб, Verbatim Corporation, 2057 47RI96456 2159 80
(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
2) Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:
№02, CD-R80, 700 Мб, TDK, 07193R12G31821504
(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
\Распорядительные документы - 2003\
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя папки
| Объем в байтах
| Количество вложенных
| Аннотация документов
| Крайние даты документов
| Примечания
| файлов
| папок
|
| < пр>
| < 1-Тексты документов>
|
|
|
| Файлы в формате RTF с текстами распорядительных документов ГУП «Микрон»
| 04.01.2003 – 29.12.2003
|
|
| < пр>
| < 2-Копии документов>
|
|
|
| Файлы в формате TIFF с оцифрованными копиями распорядительных документов ГУП «Микрон»
| 04.01.2003 – 29.12.2003
|
|
| < пд>
| < 3-БД РКК>
|
|
|
| Файлы базы данных в страховом формате с регистрационно-контрольными карточками распорядительных документов ГУП «Микрон»
| 25.12.2002 – 31.12.2003
|
|
Приложение № 12 (продолжение)
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов (#1)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя папки
| Объем в байтах
| Количество вложенных
| Заголовок дела (Аннотация)
| Крайние даты документов
| Делопр-нный индекс
| файлов
| папок
|
| < пд>
| < 01-01-Приказы-Т>
|
|
|
| Файлы в формате RTF с текстами приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30
| 16.01.2003 – 26.12.2003
| 01-01
|
| < пд>
| < 01-02-Распоряжения-Т>
|
|
|
| Файлы в формате RTF с текстами распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–65
| 04.01.2003 – 29.12.2003
| 01-02
| \Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т (#4)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя папки
| Объем в байтах
| Количество вложенных
| Аннотация документов
| Примечания
| файлов
| папок
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < п>
| < 01-01-Приказ-01>
|
|
|
| Файлы с текстами приложений к приказу №1 от 16.01.2003 г.; ед. уч. №21
|
|
| < п>
| < 01-01-Приказ-04>
|
|
|
| Файлы с текстами приложений к приказу №4 от 22.01.2003 г.; ед. уч. №24
|
|
| < п>
| < 01-01-Приказ-10>
|
|
|
| Файлы с текстами приложений к приказу №10 от 12.02.2003 г.; ед. уч. №30
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
| –//–
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя файла с расширением
| Объем в байтах
| Последнее изменение файла
| Контрольная сумма
| Аннотация
| Примечания
| Дата
| Время
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < ф>
| 01-01-Приказ-01.rtf
|
| 14.01.2003
| 11: 24: 46
| E37B0427
| Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г.
|
|
| < ф>
| 01-01-Приказ-02.rtf
|
| 19.01.2003
| 09: 25: 00
| 37EBAB8C
| Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г.
|
|
| < ф>
| 01-01-Приказ-03.rtf
|
| 22.01.2003
| 17: 30: 32
| 016B9115
| Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №3 от 22.01.2003 г.
|
|
| < ф>
| 01-01-Приказ-04.rtf
|
| 21.01.2003
| 10: 32: 16
| BE9ACE8D
| Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №4 от 22.01.2003 г.
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т\01-01-Приказ-01 (#6)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя файла с расширением
| Объем в байтах
| Последнее изменение файла
| Контрольная сумма
| Примечания
| Дата
| Время
|
| < ф>
| Положение.rtf
|
| 10.01.2003
| 19: 51: 20
| F203ECAA
|
|
| < ф>
| Список.rtf
|
| 14.01.2003
| 15: 36: 28
| 044D1913
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
Приложение № 12 (продолжение)
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-02-Распоряжения-Т (#5)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя файла с расширением
| Объем в байтах
| Последнее изменение файла
| Контрольная сумма
| Аннотация
| Примечания
| Дата
| Время
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < ф>
| 01-01-Распоряжение-01.rtf
|
| 04.01.2003
| 15: 21: 42
| DE8CEFB6
| Файл с текстом распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №1 от 04.01.2003 г.
|
|
| < ф>
| 01-01-Распоряжение-02.rtf
|
| 05.01.2003
| 11: 32: 28
| 1B863B4C
| Файл с текстом распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №2 от 06.01.2003 г.
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов (#2)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя папки
| Объем в байтах
| Количество вложенных
| Заголовок дела (Аннотация)
| Крайние даты документов
| Делопр-нный индекс
| файлов
| папок
|
| < пд>
| < 01-01-Приказы-К>
|
|
|
| Файлы в формате TIFF с копиями приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30
| 16.01.2003 – 26.12.2003
| 01-01
|
| < пд>
| < 01-02-Распоряжения-К>
|
|
|
| Файлы в формате TIFF с копиями распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–30
| 04.01.2003 – 29.12.2003
| 01-02
| \Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\01-01-Приказы-К (#141)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя файла с расширением
| Объем в байтах
| Последнее изменение файла
| Контрольная сумма
| Аннотация
| Примечания
| Дата
| Время
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < ф>
| 01-01-01.tif
|
| 16.01.2003
| 10: 09: 16
| 921DD792
| Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г.
|
|
| < ф>
| 01-01-02.tif
|
| 19.01.2003
| 12: 35: 11
| E102D91A
| Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г.
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\3-БД РКК (#3)
№ пп.
| Вид ед. уч.
| Имя файла с расширением
| Объем в байтах
| Последнее изменение файла
| Контрольная сумма
| Аннотация
| Примечания
| Дата
| Время
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < ф>
| kart-1.txt
|
| 06.09.2006
| 10: 09: 16
| 51B00E7F
| Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Основные реквизиты документов»
|
|
| < ф>
| kart-2.txt
|
| 06.09.2006
| 12: 35: 11
| 6C50821F
| Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Дополнительные реквизиты документов»
|
|
Приложение № 12 (продолжение)
|
|
|
|
|
|
|
|
| -//-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| < ф>
| ssylki-t.txt
|
| 07.09.2006
| 15: 57: 36
| 2267A664
| Файл в текстовом формате (с разделителями) со справочником базы данных «Ссылки на локализацию и имена файлов с текстами распорядительных документов»
|
|
В опись внесено: 252 (двести пятьдесят две) ед.уч.
(цифрами и прописью)
с № 1 по № 252
Итого по описи: количество ед. уч.: 252 (двести пятьдесят две) общим объемом 20931554 (двадцать миллионов девятьсот тридцать одна тыс. пятьсот пятьдесят четыре) байта / 20 (двадцать) Мб,
в составе 230 (двести тридцать) файлов / 22 (двадцать две) папки.
Из них количество ед. уч. по видам:
файлов с электронными документами: 230
папок с электронными документами: 15
папок–дел: 5
папок–разделов: 2
Электронные документы записаны на 2 (две) ед. хр. в папку с именем: Распорядительные документы – 2003
Алгоритм расчета контрольной суммы файла: CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита)
Составитель:
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя
Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Зав. (отделом) архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи
«10» июля 2007 г.
|